La masificación de ordenadores en todo tipo de organizaciones, aunado al uso común de internet supuso una avalancha de información a la cual pocos estaban acostumbrados. Si a eso se le suma que las empresas tenían (y en algunos casos siguen teniendo) estructuras rígidas y verticales en sus mandos, esos datos estaban concentrados en muy pocas manos.

Aguas abajo, los mandos medios y empleados rasos no tenían acceso a información valiosa que las empresas poseen y que ayuda a la toma decisiones en momentos críticos o para establecer modelos, patrones o procesos determinados.

Surgía además otro detalle: la sistematización y gestión de esa información para hacerla útil y no solo un cúmulo de datos y estadísticas que, muchas veces, requería de un experto para desentrañar lo valioso en medio de tanto material para procesar.

Ahora, las cosas han cambiado. Muchas organizaciones han entendido que la directiva no es omnipotente, ni omnipresente y han ido generando metodologías, procesos y programas automatizados para que todos esos datos puedan ser leídos y procesados por más empleados dentro de las organizaciones.

Esto hace que esos datos y esa información estén al alcance de más gente, sean accesibles a los diversos departamentos y empleados, sin ningún tipo de barrera para obtenerlos y comprenderlos.

Este es un tema complejo y extenso que involucra la forma de recolectar los datos, cómo agruparlos y de qué manera democratizarlos para el beneficio de la empresa. Pero… hay que ir por partes…

¿Qué es exactamente la democratización de datos?

La democratización de datos es permitir que la información digital sea accesible para el usuario típico, para el trabajador común y no técnico o quien trabaja con los sistemas de información. Esta se encuentra sistematizada y presentada para que los empleados puedan tenerla a mano y entenderla sin requerir la asistencia del departamento de TI de la empresa.

Podría decirse que es la piedra angular o fundamento de la analítica de autoservicio. Es una metodología que permite a los usuarios no técnicos recopilar y analizar datos sin necesidad de recurrir a la ayuda de un administrador de datos, un administrador de sistemas u otro especialista.

Las ventajas parecen claras, así que ¿por qué no ha ocurrido antes y qué permite que ocurra ahora? La respuesta está en la política o la filosofía de la empresa que dictan sus dueños o su directiva. Sin desmerecer el uso de las innovaciones tecnológicas para agrupar la información.

Afortunadamente, cada vez con más asiduidad los altos mandos o juntas directivas descubren que crear canales de comunicación o revelar información relevante a las gerencias medias y empleados llanos les permite a estos una óptima toma de decisiones más acertadas en fases determinadas de los procesos y contribuyen a la productividad y rendimiento.

¿Cuáles son los factores que afectan la democratización de datos?

Silos de datos

Las empresas han tenido cierto éxito al transferir sus datos a lagos de datos o cúmulo de datos organizados que son almacenes de información o plataformas de inteligencia empresarial. El problema del stock ya está resuelto.

Sin embargo, es un reto para una organización desarrollar un suministro único y fiable de datos. Hay que considerar aquí que no todas las partes de una empresa (departamentos, divisiones) necesitan la misma información en su trabajo usual regular.

En este sentido, no solo se trata de tener la información a mano, sino en estratificarla para que cada empleado acceda a lo que le sirve o interesa para el curso de sus funciones. Por ejemplo, contabilidad requerirá de ciertos datos distintos a los que necesita RRHH.

Restricciones de acceso

Además del problema de no poder localizar los datos necesarios, también está el de no saber si son de confianza o fiables en determinadas fases de ciertos procesos.

Por eso, se deben crear los controles de acceso. Estos suelen estar a disposición de los administradores.

Sin embargo, el libre flujo de información o los óptimos canales de comunicación necesarios para operar de forma ágil se ve impedido por la construcción muro o barreras entre quienes gestionan los datos, aseguran su calidad, ejecutan el análisis y quienes necesitan actuar sobre la información para los usuarios de la empresa.

Hay miles de empresas con propósitos diferentes, por eso los softwares o plataformas varían en función de las muy diversas necesidades o requerimientos.

Pero, la situación es, básicamente, la misma: tener información confiable y oportuna para cada componente de la organización que sea fiable y ayude en los procesos de producción o de prestación de servicios de forma idónea.

Falta de herramientas

Muchas empresas u organizaciones desconocen que existen tecnologías sencillas e intuitivas para la inteligencia empresarial y el análisis de datos.

Estas herramientas o plataformas pueden ser utilizadas por personas no expertas siempre y cuando su desarrollo técnico apunte a la facilidad para esto.

¿Cómo se logra una democratización de datos eficiente?

Con frecuencia, hay que tomar decisiones en tiempo real para no dejar pasar posibilidades rentables.

En la gran mayoría de las ocasiones, la toma de decisiones en una empresa u organización se sustenta en el progresivo aumento y acumulación de datos.

Debido al acceso limitado de los usuarios empresariales a los datos y a la información, las organizaciones pierden oportunidades, lo que da pie a democratizar los datos y la analítica y crear múltiples canales de comunicación.

A continuación, se mencionarán algunas prácticas idóneas que puede llevar a la organización a recopilar, ordenar y presentar los datos o la información de forma oportuna para cada departamento o trabajador:

1.- Familiarizarse con todo el ecosistema de información o datos.

El volumen o cantidad, la variedad y la velocidad de los datos entrantes también aumentan junto con el crecimiento de una organización, al igual que las dificultades para gestionarlos.

La información se acumula en los sistemas, pero sólo los equipos adecuados pueden acceder a ella, lo que da a las personas una perspectiva limitada del universo de datos.

El diseño o procesamiento de datos de un entorno de información integrada que ofrezca a todos los usuarios una visión holística o completa de los activos de datos, junto con los metadatos y el contexto que necesitan para sentirse más seguros, requiere un conocimiento profundo del ecosistema de fundamentos y de los sistemas fragmentados que lo componen.

Se trata de la exactitud y la pertinencia de los datos para que lleguen de manera ordenada y con facilidad a cada componente de la organización cuando este lo requiera.

2.- Información oportuna y confiable

En la mayoría de las empresas u organizaciones son las divisiones o los departamentos de Tecnología de la Información (TI) los que actúan como garantes o guardianes de los datos. En estas dependencias se cuentan con las herramientas de integración y de análisis de toda esta información.

En consecuencia, los usuarios empresariales deben poder confiar en los científicos de datos para obtener acceso a estos de manera pertinente para el BI (Business Intelligence) y el análisis.

Esto podría conducir a un enfoque de gestión de datos que es engorroso, lento y muy dependiente de los técnicos de TI.

Las empresas deben, por tanto, invertir en soluciones de integración y análisis de datos que ofrezcan la misma accesibilidad y rendimiento para todos. Esto incluye toda la cadena que requiera esta información: desde los desarrolladores hasta los usuarios finales sin conocimientos técnicos.

Solo así se logra y se puede aprovechar la democratización de los datos. Sin estas el uso de estas tecnologías de integración es imposible la democratización de datos y su uso pertinente.

3.- Acceso a los datos de sistemas heredados

Cuando se pone disposición de los empleados los datos nuevos para su análisis e información es simplemente una parte del proceso de democratización de los datos.

Sin embargo, esto va más allá. También implica liberar datos que han estado encerrados en sistemas obsoletos. Es decir, incluir la información de los sistemas heredados en las nuevas plataformas para que estos puedan ser utilizados.

Por otra parte, los sistemas heredados (plataformas ya obsoletas o no usadas) son fundamentalmente rígidos y pueden obstaculizar los esfuerzos de cualquier organización por democratizar los datos.

Por eso, las empresas tienen que invertir en tecnologías de integración de datos que ofrezcan una rápida conectividad por API (interfaz de programación de aplicaciones).

Esto permitirá a las bases de datos más populares, así como a los sistemas y aplicaciones basados en la nube, garantizar la compatibilidad, a fin de superar el problema de la integración de los datos la información heredada en las nuevas infraestructuras.

4.- Capacitación

Las organizaciones deben dar a sus usuarios las herramientas que necesitan para integrar el análisis de datos y la elaboración de informes en las operaciones diarias para beneficiarse plenamente de la democratización de los datos.

Aunque las herramientas y la tecnología para la integración de datos y la inteligencia empresarial (BI) han avanzado significativamente en los últimos años, la mayoría de las empresas siguen buscando una plataforma de gestión que facilite el acceso, el análisis y la elaboración de informes sobre los datos de una manera altamente consumible.

Encontrar una solución de integración de datos que permita utilizar los datos de sistemas desconectados, que proporcione una conectividad inmediata con las herramientas de BI y análisis y que facilite al personal no técnico la modificación y el análisis de los datos es la respuesta al problema.

La gobernanza (gestión) de la información y la democratización de los datos van de la mano. La ausencia de una estrategia de gerencia de los datos puede conducir rápidamente a una sobrecarga de información, la toma de decisiones erróneas y a un daño a la reputación.

Todo el mundo dentro de la organización necesita recibir formación sobre cómo utilizar los datos de forma eficaz. El valor de comprender la historia de los datos y cómo adaptarlos para el BI y la analítica con el fin de evitar estos inconvenientes de la democratización de los datos es una cuestión fundamental. La gerencia tiene que encargarse de esto con urgencia.

5.- Equipo capacitado

La democracia de la información en las organizaciones, como ya se ha dicho, exige ciertos controles y equilibrios. La gestión inadecuada de los datos o su incorrecta interpretación es un grave riesgo para toda empresa.

Por ello, se aconseja haber establecido ya las bases para una gestión eficiente de la información y la migración a la nube. También en conveniente contar con la asistencia adecuada de un equipo de profesionales para agilizar las actividades de actualización, filtrado, almacenamiento y otros procedimientos cruciales.

La adopción democratizada de la información será impulsada por este centro de excelencia, que se basará en unos sólidos cimientos.

Los equipos reconocerán el potencial cuando las etapas se completen gradualmente y en este orden y no volverán a optar por operar sin el respaldo de toda esa información.

Ya no es necesario esperar a descubrir la eficacia de las decisiones empresariales cuando se sabe hacia dónde se debe ir, porque el futuro que antes se anticipaba ya está aquí.

La idoneidad de este equipo de expertos es vital porque de ellos depende dejar caer como una cascada la información o los datos para todos dentro de la organización.

Ventajas de la democratización de datos

Visión 360°

Las organizaciones están mejor equipadas que nunca para asumir este reto en el entorno actual, impulsado por los datos.

Se puede empezar a crear una potente perspectiva de 360 grados de cada cliente cuando la empresa consiga integrar, armonizar y mejorar los datos existentes de los usuarios, independientemente de dónde se aloje o se coloque esa información.

Cualquier persona o departamento de la empresa u organización puede aprovechar, por tanto, esa perspectiva de 360 grados del cliente. En otras palabras, para generar valor comercial de formas novedosas y a menudo imprevistas con la ayuda de una campaña eficaz de democratización de datos.

Impulsa la innovación

Por lo general cuando surge una idea, es explorada por un empleado de primera línea que luego la comparte con el equipo. A menudo, el debate y la experimentación siguen a la idea original, lo que lleva a una mayor investigación y, finalmente, a un descubrimiento y a implementación de nuevos procesos.

Las barreras informativas se establecen cuando la información está controlada de forma centralizada por un guardián. Las partes interesadas de muchas organizaciones ni siquiera son conscientes de los datos que pueden estar a su disposición.

Por otro lado, una empresa que apoya la democratización de los datos comienza con la premisa de que la innovación se producirá si se le proporcionan las herramientas adecuadas. Es por este motivo que los programas eficaces de calidad de datos y gobernanza de datos son una necesidad para la democracia de información.

Satisfacción de los clientes

Este proceso no siempre implica dar más poder al personal de una empresa. A veces el objetivo es conferir autoridad a los clientes.

Para eso hay que pensar (por ejemplo) en lo que ocurre cuando se utiliza una aplicación de transporte compartido en un smartphone para hacer una solicitud.

Una vez que se elija un viaje, se sabrá exactamente cuándo llegará porque verá la proximidad de los conductores más cercanos en cuestión de segundos.

Entonces, la democracia de información tiene otra cara: que los clientes puedan manejar datos sobre sus pedidos en tiempo real, poder tener retroalimentación por campañas de emailing o newsletter u otros mecanismos (otros ejemplos).

Procesos internos más ágiles y efectivos

La democratización de los datos también promueve una visión más completa de los activos de información de la empresa en toda la organización.

Para ejemplificar hay que imaginar que el equipo de cumplimiento de los impuestos sobre las ventas ha implantado un potente sistema de geocodificación y verificación de dirección diseñada para garantizar el pleno cumplimiento de las leyes fiscales estatales y locales.

Al mismo tiempo que el departamento de envíos experimenta un número intolerablemente alto de retrasos en las entregas debido a la información inexacta de las direcciones.

El departamento de envíos no puede utilizar la experiencia del equipo de impuestos para ayudar a solucionar el problema si no es consciente de ello.

Una empresa puede descubrir que ya tiene acceso a información que podría ayudar en los problemas de envío cuando cataloga con éxito sus activos de datos como parte de un ejercicio de gobernanza de datos más amplio.

Este problema se resolverá y los procedimientos empresariales internos se mejorarán para abaratar costes y mejorar la experiencia del cliente.