Eventos en vivo exitosos: cercanías esperadas e interacción

Eventos en vivo exitosos cercanías esperadas e interacción
Por qué los eventos online son una forma directa de llegar a los consumidores finales.

Los eventos online son una increíble forma de llegar a miles de personas sin necesidad de salir de casa. La detonación de los eventos ocurrió a través de la situación de pandemia vivida durante el 2020. Las empresas comenzaron a replantearse nuevas formas de llegar a las personas y mantener sus ingresos.

En general los eventos virtuales tienen muchas oportunidades. Siempre que se organiza un evento en vivo exitoso se deben hacer algunos arreglos previos. Aunque improvisar podría dar resultados nunca será tan impactante como cuando se aplica una planificación previa.

¿Quiénes pueden hacer un evento online?

Los eventos online están dirigidos a toda clase de personas. En general no es importante quién lo organiza, sino que el organizador pueda alcanzar los objetivos.

Por ejemplo, una B2B puede organizar un evento online e invitar a otros ejecutivos de empresas que desean comprar los productos que producen. Así mismo, una empresa B2C puede dar a conocer las variedades que posee a los consumidores.

Evidentemente los gerentes o representantes de ventas de grandes fábricas, dueños de pequeñas empresas y consumidores pueden ser parte de la organización de un evento en vivo. Siempre que sigan los protocolos previos para estos eventos el éxito es inminente.

Un evento en vivo según la Real Academia Española “es un suceso importante y programado que puede tener fines educativos, sociales, deportivos y artísticos. Sin embargo, gracias al acontecimiento de la pandemia, un evento online también sirve para vender productos y servicios.

¿Por qué los consumidores asisten a eventos en vivo?

En el confinamiento las personas no se sentían en libertad para asistir a establecimientos físicos. Esto provoca una nueva ola de consumo virtual. Además el descubrimiento de otros productos nuevos hace que los usuarios de internet opten cada día por asistir a nuevos eventos.

Gracias al uso de los eventos en vivo se puede interactuar directamente con los dueños de los productos. La evolución de los productos online logra que cada día más fábricas eliminen intermediarios y lleguen a los consumidores finales fácilmente.

Tanto los eventos online como los híbridos otorgan la posibilidad de que los eventos programados den buenos resultados. Cuando la persona no desea moverse de casa es más factible el uso de los eventos online. Los eventos híbridos por su parte, forman parte de aquellos que se llevan a cabo en lugares físicos; pero en los que también pueden participar personas en línea.

Los eventos en vivo llaman la atención de los consumidores porque les permite acceder a información, promociones y acercamiento directo con el exponente.

Metodologías para un evento en vivo exitoso

Aun cuando un evento sea interactivo, se puede usar un modelo ADDIE para su organización. Este modelo tiene cinco fases descritas en su nombre, los cuales están comprendido por:

  • Análisis
  • Diseño
  • Desarrollo
  • Implementación
  • Evaluación

Cada una de estos pasos hará que las transmisiones en vivo tengan más receptividad. Los eventos transmitidos en vivo son tan importantes como las conferencias que habitualmente se hacían presencialmente.

Fase 1: análisis de evento

Durante la planificación del evento se debe analizar los fines que se quieren lograr en él. Para ello se determinan las necesidades que puede tener el público asistente. Además deben definirse las características que debe tener el orador para no aburrir al espectador.

En el análisis es muy importante colocarse en el lugar del consumidor o ejecutivo asistente. Si se trata de un evento educativo se debe buscar un orador que cumpla con las necesidades de los estudiantes. Así mismo, cuando se trata de enfoques de marketing se debe implementar personas que conozcan del producto y puedan resolver dudas.

También durante el análisis el o los organizadores se plantean la definición del tipo de evento que desean realizar.

Fase 2: diseño del evento

Para el diseño se implementan las acciones de plantear los objetivos generales de transmisión en vivo. Por otro lado, se definen los ejes del evento para lograr la interacción digital.

Se debe realizar las propuestas de los pasos que deberán definir en el evento, se determina el tipo de evento, la duración y los materiales didácticos digitales a usar. La estética de fondo también es importante durante los eventos en vivo.

Bien sea que se use zoom, redes sociales u otras plataformas se deben planear las gráficas, diapositivas o productos a mostrar.

Fase 3: Desarrollo del evento

Para el desarrollo de la transmisión en vivo se toma como prioridad la elaboración de los materiales didácticos que acompañan al organizador. Se hacen invitaciones virtuales y promociones para difundir el evento. La difusión de un evento puede realizarse a través de grupos de Facebook, clientes fidelizados, conocidos y campañas publicitarias pagas.

Es prudente que el encargado o las personas encargadas del evento tengan listos los materiales de tutoriales y videotutoriales para difundir antes del evento. Los videos son una forma oportuna de que el público asista incentivadas por el contenido a conocer.

Nunca debe faltar una buena presentación audiovisual al comienzo del evento, esta presentación debe contener propósitos, objetivos, duración y programa. Antes del evento es muy importante hacer un ensayo para determinar que todo el protocolo esté en orden.

Fase 4: implementación del evento

La implementación es la difusión de los medios creados para alcanzar el mayor número de personas en el evento. Es decir, en esta fase se envían las invitaciones, se hacen recordatorias días previos del evento y se envían los tutoriales.

Se implementan las campañas en redes sociales, mensajes de WhatsApp a conocidos y clientes agendados y colocación de las invitaciones en grupos. Posteriormente se realiza el evento en vivo, se implementa la certificación en caso amerite y se da la convocatoria de los próximos eventos.

Cuando un evento es para vender un producto se les pide a los asistentes interesados llenar un formulario para comunicación posterior. Este puede ser en el formulario de Google.

Fase 5: evaluación del evento

En esta etapa los organizadores evalúan los frutos recogidos. Es decir, se corrigen fallas para que no se repitan en eventos futuros, se modifican algunas estrategias según las necesidades identificadas y se hace un informe final.

Sin importar el tipo de evento es muy necesario hacer una autocrítica de las fallas para perfeccionarse continuamente. Siempre que se organiza un evento se debe implementar una encuesta para recolectar el grado de satisfacción de los participantes.

Cuando se requiere una evaluación más real se realizan encuesta que no ameriten colocar datos personales, sino que sea de forma incógnita.

Claves a usar para eventos exitosos

Las claves organizativas de los eventos son todas aquellas que lo diferencian principalmente de las competencias. Como es de esperarse en un mundo donde las tecnologías crecen aceleradamente se debe definir una estrategia según el tipo de evento.

Para que un evento sea un éxito es necesario tomar en cuenta lo siguiente:

  • Definir la plataforma en la que será transmitido el evento.
  • Adaptarse a un público específico.
  • Usar contenido valioso.
  • Hacer sorpresas durante la transmisión.
  • Involucrar a la audiencia.
  • Cuidar los detalles de fondo y de sonido.

Cada detalle en las transmisiones en vivo importa, nunca se debe subestimar al público asistente. Cuando los eventos se hacen cuidando los detalles la repercusión positiva se hará notar.

Tipos de eventos en vivo

De acuerdo al contexto una persona puede definir el tipo de evento que le conviene. Adicional a ello cada evento amerita de técnicas propias y objetivos concretos. Depende de cada persona elegir un tipo de evento que se parezca a lo que quiere transmitir.

Eventos académicos y de capacitación

Se basa en conocimientos transmitidos al público a través de oradores. Los usan academias educativas, universidades y empresas que quieren atraer atención a su marca. Algunos sindicatos, organismos gubernamentales y asociaciones profesionales también organizan estos eventos.

Las propuestas para estos eventos van relacionadas con debates, entrevistas, congresos, clases magistrales, conferencias y mesas redondas. Lo importante es que la estrategia usada sea visual para el público.

Un caso práctico es que las mesas redondas son usadas para aquellos eventos donde los psicólogos, trabajadores sociales o médicos son los organizadores. El moderador en este caso presenta un tema y luego da la oportunidad a los participantes de opinar.

Eventos sociales

Se hacen para presentar productos, libros y servicios. También pueden ser usados en inauguraciones de programas, eventos de ONG y homenajes.

Para los eventos sociales las invitaciones casi siempre son abiertas, pues se quiere atraer la mayor cantidad de público. Generalmente estos eventos suelen tardar solo un par de horas para no aburrir a la audiencia.

Las empresas también usan eventos sociales cuando quieren dar la bienvenida a un nuevo producto o marca.

Eventos deportivos y artísticos

Se hacen para transmitir festivales en vivo, eventos deportivos libres, presentaciones musicales y obras de teatro. Este tipo de evento se hace para crear público que consuma más que toda asistencia.

Para equipos deportivos conocidos la difusión de estos eventos pueden traer beneficios económicos a través de apuestas. En los eventos musicales realizados en las pandemias los artistas lograron recopilar dinero en la venta de entradas virtuales.

Muchos eventos de este tipo son sin fines de lucro y se hacen para captar la atención del público. En redes sociales se usan estrategias para transmitir películas y ganar visitas en sitios web.

Eventos de marketing

Son eventos netamente dedicados a captar la atención de clientes potenciales. Se presentan nuevos productos, promociones y servicios. Gracias a estos eventos se presentan sociedades e inauguraciones de comercios.

Los eventos de marketing se han vuelto más exitosos con el incremento de transmisiones en vivo. Fabricantes, distribuidores y vendedores de comercios logran ganar dinero y prestigio durante estas transmisiones.

Por otro lado, las redes de mercadeo también se han ido expandiendo con las transmisiones en vivo. Las  empresas con un plan de compensación de pirámide han logrado valorarse por millones usando estrategias de suscripción.

¿Qué factores cumplen las redes sociales en los eventos en vivo?

Las redes sociales conectan personas. Por lo tanto, son un mecanismo de éxito para interactuar y lograr asistentes en las transmisiones en vivo. Con las redes sociales empresas y personas configuran un perfil público y con él entablan contacto con compradores potenciales.

En general las empresas les conviene el uso de redes sociales para ganar seguidores que evalúen sus nuevos productos. Los artistas y creadores de contenidos hacen contacto tanto con amigos como con seguidores.

Por medio de las redes sociales se puede conversar, compartir textos, imágenes, videos, invitaciones y enlaces. También se puede colocar teléfonos de contacto para que los clientes se comuniquen de una manera más efectiva.

Actualmente las redes sociales más usadas son Facebook, Instagram y twitter. Lo mejor de las redes sociales es que se usan con diversos fines. En la actualidad los fines arropan propósitos personales y corporativos.

Promoción de eventos

Las promociones de eventos en redes sociales se hacen tanto abiertas como cerradas. Facebook da la oportunidad de crear eventos con fechas y lugar y transmisiones en vivo. Las empresas pueden crear anuncios pagos para convocar a eventos públicos y atraer público de acuerdo al tipo de eventos.

Por otro lado, también Instagram es efectivo a la hora de generar eventos, pues la interacción con persona es casi inmediata. Twitter promociona los eventos generados a través de tweets con información acerca del mismo.

Comunicación durante el evento

Las redes sociales hacen fluidas las conversaciones. Durante la difusión de un evento se recopilan datos telefónicos a través de comentarios o mensajes privados. También es posible colocar directamente un número de WhatsApp para que se comuniquen.

Si se Zoom para un evento en vivo se debe transmitirlo también a través de otras redes sociales. Resulta muy enriquecedor y atractivo para los asistentes ver los eventos por redes sociales.

También se puede pedir al público que difunda en sus perfiles la transmisión y con esto incrementará el número de seguidores. Los hashtags también son etiquetas que te ayudan a dar mayor cantidad de asistentes presentes.

Otra opción es contratar servicios de streaming privados para cuando hay un público específico en la asistencia. Generalmente son las líneas corporativas a las que les conviene el uso de plataformas privadas.

No importa el fin de los entornos visuales que se quiera crear, lo más importante es planificar y evaluar los resultados después de cada evento. Una vez se hagan eventos consecutivos será más fácil lograr objetivos, pues la experiencia es fundamental.

Formación relacionada

La página web www.cerem.ec utiliza cookies para mejorar los servicios ofrecidos. Si continúa navegando, consideramos que acepta su uso e instalación. Para más información haga click aquí.

Subir