La metodología de sistemas suaves (creada por Peter Checkland) es una herramienta vital en la investigación y resolución de problemas. El objetivo es claro: atacar diferentes situaciones en las empresas, complicadas, pero con una elevada actividad social, política y humana.

Los sistemas suaves de Peter Checkland se pueden definir como un método ‘sistémico’ fundamentado en concepto de perspectiva o en lenguaje del método “Weltanschauung”.

¿Qué es, dónde y por qué se creó este sistema? ¿Qué áreas y etapas creó Checkland? En esta página se detalla toda la información sobre las diferentes soluciones de Peter.

¿Qué es el Soft Systems Methodologhy (SSM)?

Soft Systems Methodology (SSM) fue definido por el propio Checkland en el año 1999 como un sistema de aprendizaje cíclico que utiliza modelos de actividad humana para explorar con los actores una situación problemática del mundo real, sus percepciones de esa situación y su disposición para decidir acciones concretas que se adapten a las percepciones y juicios de diferentes actores.

SSM intenta aprender y apreciar las situaciones problemáticas entre los grupos de partes interesadas en lugar de resolver un problema que está predefinido. Este enfoque suave o de “propósito explorador” ayuda a los gerentes a mejorar procesos cuando se trata de tomar decisiones en las empresas.

Hay dos modos para SSM:

• Actividades del mundo real.
• Sistemas de pensamiento sobre el mundo real.

La mayoría del trabajo implica entrevistas y reuniones para comprender mejor la situación del problema. Esto se representa mediante el uso de “imágenes ricas” y / o “CATWOE”. El pensamiento sistémico usará conceptos tales como propiedades emergentes, comunicación, jerarquía y control para identificar “sistemas relevantes” que podrían proporcionar información útil.

El origen de la metodología de sistemas blandos (SSM)

Para comprender mejor el SSM, primero se debe considerar por qué se creó. Se originó en el entendimiento de que el pensamiento de sistemas “duro”, como las técnicas de investigación de operaciones, era inadecuado para la complejidad de los grandes problemas organizacionales. La metodología Soft Systems fue creada por Peter Checkland con el propósito principal de tratar estos grandes problemas. Durante su carrera, había estado trabajando con muchas metodologías de sistemas difíciles. Vio cómo los sistemas actuales eran inadecuados para tratar con altos niveles de problemas complejos, que tenían un gran componente social. En la década de 1960, fue a la Universidad de Lancaster para investigar más a fondo esta área. Aquí es donde él concebiría su “metodología de sistemas blandos” a través de sus proyectos de investigación tras años de aplicaciones y mejoras. No fue hasta 1981 cuando Peter publicó los sistemas. Ahora, Peter es profesor e investigador en el campo de la Ingeniería de Software.

Análisis y Técnicas

¿Qué sucede en una intervención de SSM?

Cuando se tiene un problema organizativo complejo, la intervención de SSM se utiliza para ayudar a desglosar el problema. SSM tiene una estructura clara, pero depende del profesional usarla de una manera inteligente y flexible. El usuario debe ver el problema al que se enfrenta como un sistema. Después lo convierte en un problema no estructurado, creando un modelo conceptual en la toma de decisiones. El modelo de desarrollo del sistema creará debates con las partes interesadas para lograr una resolución conjunta de problemas.

La intervención del SSM se estructura así:

1. Determinar la situación.
2. Pensar en los diferentes sistemas que podrían o no emplearse en la situación.
3. Medición del pensamiento.
4. Realización de una acción en función de la información previa aprendida.

Uno no puede simplemente realizar estas cuatro etapas y obtener una respuesta “correcta”. Debe tomar estas cuatro etapas como base para la acción, teniendo en cuenta cada una de ellas.

¿Cómo se usa SSM?

Hay siete pasos para el modelo SSM. No representan un proceso único que deba seguirse de principio a fin, después de darle una respuesta “correcta”. El diagrama de siete pasos es el siguiente:

Etapa 1 – La situación problema no estructurada

En esta etapa el objetivo es lograr describir la situación donde se llega a percibir un problema, aunque sin hacer demasiado hincapié en el problema. Es decir, sin dar ningún tipo de estructura a la situación.

La estructura puede examinarse en términos de distribución física, en las jerarquías de poder o en patrón de comunicación (tanto formal como informal).

El proceso puede examinarse en términos de todas las actividades fundamentales requeridas para decidir algo, efectos externos y en la implementación de acciones correctivas.

Etapa 2 – La situación problema expresada

En este apartado, se da forma a una situación únicamente describiendo toda su estructura en la organización, actividades e interrelación de todas ellas, además de describir los flujos de salida y entrada.

¿Cómo se relacionan la estructura y los procesos en relación a la situación a estudiar?

La relación prescripta es la definición de todas las situaciones en las cuales se perciben problemas.

Etapa 3 – Definiciones raíz de los sistemas pertinentes

En la etapa 3 se realizan definiciones de lo que, según los weltanschauung involucrados, sería el sistema. La construcción de las definiciones se encuentra fundamentada en seis factores, los cuales deben aparecer explícitos en todos los casos, agrupándose bajo las siglas (en inglés) CATWOE, que quiere decir: consumidores, actores, proceso de transformación, weltanschauung, posesión y restricción del ambiente.

Un weltanschauung se encarga de representar la visión de un observador (también de un grupo) sobre un objeto de estudio, visión que llega a afectar a las decisiones que el o los observadores tomen en un momento dado sobre su acción con el objeto.

La finalidad del CATWOE es la obtención de una formulación de algunos sistemas que deben considerarse como válidos para solucionar los problemas o problema planteado.

La definición ‘raíz’ debe ser una descripción detallada de un sistema de la actividad en los humanos que llegue a capturar una visión de este, con un propósito concreto, que está concebido como proceso de transformación.

Etapa 4 – Modelos conceptuales

Comenzando en los verbos de acción que se encuentran presentes en todas las definiciones raíz, llegan a elaborarse modelos que representan, en un principio, las actividades que, según la definición raíz, deben realizarse en todo el sistema. Existen muchos modelos conceptuales, tantos como definiciones raíz, las cuales consisten en la creación de modelos de sistemas de actividades humanos nombrados y definidos en la definición mencionada.

Etapa 4A

En ella, se usa un modelo general de sistema en las actividades humanas, pudiéndose usar para la verificación de modelos construidos que no sean deficientes.

Etapa 4B

Esta etapa consiste en la transformación del modelo en una diferente forma de pensamiento sistémico y, en este caso, dado las particularidades del problema, puede ser modificado en otras palabras adquiriendo formas adecuadas que permitan solucionar el problema actual.

Etapa 5 – Comparación de la etapa 4 con la 2

En la antepenúltima etapa, se llegan a comprar los modelos de concepto con la situación actual expresada, realizando una comparación en la que se pretende que emerjan las diferencias que hay entre lo descrito en modelos conceptuales y lo que existe, en la actualidad, en el sistema.

Se introducen, por otro lado, nuevos modelos conceptuales y se ‘cruzan’ con el objetivo de realizar diferentes percepciones.

Etapa 6 – Reestructuración deseable y viable

De las diferencias que surgen en la anterior etapa (situación en la actualidad y modelos conceptuales) se llegan a proponer cambios que deben evaluarse y ser aprobados por todas las personas que conforman el sistema humano. Con ello, se pretende garantizar que sean viables y deseables.

Tras ello, se deben aplicar los cambios que se han asociado con el problema analizado. En su estructura: son modificaciones que se deben hacer en aquellas partes de la realidad que, a corto plazo, no cambian.

En cuanto a procedimientos, son cambios en elementos dinámicos, es decir, sobre todas las actividades que se llevan a cabo dentro de estructuras estáticas.

Mientras, en actitud, son cambios en situaciones que se perciben como problemas, pero siempre teniendo en cuenta que los diferentes actores estén de acuerdo en que se logrará mejorar la situación.

Etapa 7 – Acción para mejorar la situación problema

Esta última etapa comprende la puesta en marcha de cambios que están diseñados, que se deben solucionar, además del control de ellos. Esta etapa no representa el fin de la aplicación de este método, puesto que esta se llega a transformar en un largo ciclo de conceptualización y habilitación de los cambios, aunque siempre con el fin de mejorar la situación.

Al aplicarse modificaciones en el modelo, se da origen a nuevos problemas.

Este método de sistemas suaves o blandos de Peter Checkland es una técnica que se usa para aplicar sistemas estructurados a situaciones sistémicas. Es una manera de ocuparse de diferentes problemas y situaciones donde existen actividades con alto componente político, social y humano. Estos últimos componentes distinguen al SSM de otras metodologías que se ocupan de graves problemas, algunos de ellos en el ámbito tecnológico, ocupándose en el caso del método de Checkland a sistemas actuales de organizaciones humanas, una manera útil de acercarse a diferentes situaciones complejas y hacer frente a diferentes preguntas.